Fordeling av vakter (kun vaktansvarlig) 

Lagkontakten eller annen person som har fått delegert denne oppgaven er vaktansvarlig. Vaktansvarlig har ansvaret for å fordele vaktene på foresatte for sitt lag. Alle som har fått tildelt vakt skal ha lest instruksen på forhånd og møte presis til sin vakt. Vaktene bør fordeles slik at vaktene normalt varer ca 3 timer. På den første og siste vakten skal det være to personer tilstede henholdsvis klargjøring og rydding av hallen. Dersom det ikke skal foregå arrangementer med spesielt mange i hallen (som f.eks EasyBasket), er det tilstrekkelig med en person på de resterende vaktene i løpet av dagen, men det kan likevel være hyggelig å være to på vakt. Vaktansvarlig må vurdere behovet avhengig av tilgang på vakter og kampprogrammet for den aktuelle dagen. Vaktansvarlig bør være tilstede ved åpning og lukking av hallen. Hvis åpning og lukking overlates til andre bør disse kjenne rutinene godt.

Oppdatert kampprogram (kun vaktansvarlig) 

Mot slutten av uka før den aktuelle helgevakten, sjekker du om det har kommet inn endringer i kampprogrammet. Dersom det er gjort endringer kan det være nødvendig å justere vakttidene. Kampprogrammet finnes på Idrettsforbundets websider . Som «arena» velges «Øraker idrettshall». En evt Easy basket turnering vil klubbens organisator gi beskjed om. Sjekk kampoppsettet før søndagens vakter ift mulige endringer.

Vaffelrøre 

Hver vakt skal ta med vaffelrøre (se oppskrift på ullern.no / basket / praktisk info) eller evt. «pannekakeposer» fra butikken som blandes etter behov. Normalt går det ca 2-3 liter vaffelrøre per vakt. Dersom man er to på hver vakt, må man altså ta med 1-1,5 liter hver. Dersom det er spesielle arrangementer (som f.eks. EasyBasket eller andre turneringer) med spesielt mange tilstede i hallen bør mengden justeres opp (f.eks. dobles) i perioden der arrangementet pågår.
 

Dommerbetaling og innmelding av lagets kampresultat (LAGKONTAKT)

Vaktene er ikke ansvarlig for betaling av dommere. Det er lagkontaktene som skal gjøre dette for sine hjemmekamper. Dersom andre enn lagkontakten skal gjøre det, må lagkontakten avtale dette spesielt. Det finnes en egen instruks for dommerbetaling (se Ullern.no / Basket / Praktisk Info) . Instruksen inneholder også lenke til nedlasting av kvittering for dommerbetaling. Dommerbetaling skal normalt ikke gjøres via kioskkassen.

OBS, endring: det er LAGKONTAKTENE som  skal melde inn kampens resultat til forbundet. Innmelding av resultat skjer fortrinnsvis via appen "MinBasket". Se veiledning om registrering av kampresultat.

Nøkler til Ørakerhallen 

Hovednøklene til hallen oppbevares i en elektronisk nøkkelboks ved Ørakerhallen. Instrukser om bruk av nøkler og nøkkelboks sendes ut sammen med påminnelse om vakt. Hallen skal åpnes senest en time før første kamp. Dersom første kamp starter kl. 09.00 skal altså hallen åpnes kl. 08.00.  Vakten er ansvarlig for nøklene. Pass på nøklene under vakten. Koden for nøkkelboksen kan fåes av lagkontakt eller administrativ leder.

Åpning av hallen 

  • Hallen låses opp med den svarte elektroniske brikken på nøkkelknippet. Brikken holdes over en liten boks til venstre for hovedinngangen. Lyset i boksen skifter fra rødt til grønt når låsen åpnes.
  • Lysbrytere til inngangspartiet/foajeen finnes til venstre for hovedinngang når man kommer inn i foajeen, og til venstre over benken inne i kiosken.
  • Det er to nøkkelbrytere til høyre for publikumsdøra. ”Grønn” nøkkel brukes på begge. Den øverste bryteren skal vris til høyre først, deretter skal den nederste bryteren vris til høyre, og døren åpnes og blir stående i åpen posisjon. Motsatt rekkefølge ved låsing.
  • Hall og garderober åpnes, skillevegg og kurver heises ned. Brytere til kurver/skillevegg/håndballmål er i skapet til høyre når man kommer inn spillerinngangen til hallen. Hvis håndballmålene må tas opp, MÅ bolter i gulv først tas opp. Lys slås på i korridorer, garderober og hall. 
  • Lysbryterne til selve hallen finnes inne i et lite metallskap, inne i hallen, til høyre for inngangen til garderobene.

Klargjøring av sekretariat og lagbenker 

  • Sekretariatsbord, stoler og lagbenker hentes i det nederste gitterrommet og settes på plass.
  • Kampklokke og utstyr er i skapet til høyre for kioskdøren i hallen. Her finnes også kampskjemaer (2 typer: Easy Basket og vanlig skjema / voksen).
  • Utstyret skal settes opp klart til bruk på sekretariatsbordet.

Føring av vaktprotokoll 

I kiosken ligger en ringperm med et eget helgevaktskjema for hver uke. Alle oppgaver som skal gjøres er listet opp, og det må signeres på skjemaet etter at hver oppgave er utført. Det er viktig at åpnings- og lukketidspunkt noteres i vaktprotokollen.

Åpning av kiosk 

Gitteret åpnes/låses med liten nøkkel på knippet. Glassvinduet åpnes uten nøkkel. Basketskap med kioskvarer under benken låses opp med liten nøkkel merket "Cocraft". Samme nøkkel benyttes også for å låse opp brusskapet merket med "Basket".

Vakten skal sette fram kioskvarer fra skapet opp på benken, klart til salg. Kaffen skal settes over og fylles på termokanner og vaffelstekingen skal begynne. Kassen med vekslepenger finnes også i skapet under benken. Bankterminalen iZettle med tilhørende telefon (i blå boks) klargjøres. Det gjøres ved å slå på telefonen og starte iZettle-appen. Husk å lade telefonen og evt. kortleseren ved behov.

Dersom det skulle gå tomt for viktige varer finnes det et ekstra lager i Basket-rommet i enden av foajéen. Dersom det ikke finnes nødvendige varer der, må den som har vakt organisere innkjøp. Utgiftene i forbindelse med innkjøp kan gjøres opp med å ta ut penger fra kassen mot kvitteringer.

Kampskjema (vaktansvarlig) -> pdf

Alle kampskjemaene fra hjemmekampene til Ullern skal samles inn og legges i kiosken etter hvert som kampene er ferdige. Senest påfølgende dag må vaktansvarlig sende alle kampskjemaer til Basketballforbundet Region Øst. Dette gjøres fortrinnsvis ved å skanne inn kampskjemaene.  Et tips her er å benytte gratis scan apper  på mobil som for eksempel  " Tiny Skanner". Husk å scan hvit skjema. Alle skjema fra våre hjemmekamper skal etter scanning og innsending til forbundet leveres/arkiveres i Ullern basket sitt perm i skap i kiosken.Det er fra sesong 2018/19 ikke lenger tillatt å sende kampskjema med vanlig post.

Se også NBBFs instruks for seriekamper.

 

Format: PDF    (Bilde av kampprotokoll i annet format enn PDF godkjennes ikke).  Merk PDF av kampprotokoll med «RØ + Serie + Hjemmelag + Bortelag + Dato 

Eksempler:  

  • RØ GU14 VEST Ullern Asker 14.10.18 
  • RØ JU15B Asker TNT Towers 21.10.18 
  • RØ 4M VEST Asker Drammen 28.10.18 

 

Det er ikke lenger godkjent å sende inn kampskjemaer pr. ordinær post.  

  1. skann alle skjema fra helgen samme dag og send PDF før 24:00.
  2. send 1 epost til 2 adresser:
    a) Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.
    b) Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Skjemaene må sendes inn da Ullern lagene ellers risikerer å få bot eller tape kamper.

Lukking av hall 

  • Hall og kiosk ryddes grundig. Alle lys må slukkes, også i garderober og doer. Dører til hall og garderober skal låses. Søppel kastes i store containere foran skolen ved barnehagen. Gjenglemte ting legges i glemmekasser i korridoren. Sekretatriatsutstyr settes tilbake i skapet, og lagbenker, stoler og sekretariatsbordet settes tilbake i gitterrommet.
  • Pass spesielt på at begge dørene til kiosken og salgsluken (gitter) er låst før man forlater hallen. Se til at nødutgangen ved den nordre enden av hallen (mot T-banen) er låst. Sjekk at både den ytre døra ved toppen av trappegangen og den indre døra mot hallen er låst.
  • Sistevakten må telle opp kassen samt sjekke dagens omsetning i kortterminalen iZettle ved å gå inn på "Rapporter" i appen. Kontanter for dagens salg telles opp og legges i liten veske/penal sammen sammen med skjema for ”Kasseoppgjør søndag” som ligger i en egen kioskmappe i kiosken. Omsetningen på betalingsterminalen (iZettle) noteres også der. 
  • Pengeskrin med 300 i vekslepenger, veske/penal med oppgjør og betalingsterminalen legges tilbake i Basketskapet. Varene settes også inn i skapet, og skapet låses med tilhørende kjetting og hengelås. Samme nøkkel (merket "Cocraft") benyttes også for å låse brusskapet.
  • Hallen låses med elektronisk brikke (det tar litt tid før man hører at døren låses. Lyset skifter også farge fra grønt til rødt ved låsing). Nøkkelknippet henges tilbake i den elektroniske nøkkelboksen til høyre for døra.

Lykke til!
Michael Söderström
Adminstrativ leder


Kort oppsummering 

Oppgave                                                                                (Ansvar) 


LENGE FØR
• Vaktansvarlig bestemmes av lagkontakt                           (Lagkontakt)
• Vaktansvarlig fordeler helgevaktene på lagets foresatte  (Vaktansvarlig)

RETT FØR
• Sjekke kampprogram på basket.no. Evt endre vakttider   (Vaktansvarlig)
• Lage vaffelrøre                                                                   (Hver vakt)

 ÅPNING                                                                               (Tidlig vakt)

• Åpne hallen
• Åpne og rigge til kiosken
• Slå på lys (Lysbrytere til selve hallen finnes i metallskap i hallen til høyre for garderobeinngangen)
• Heve håndballmål dersom de er nede (Sjekk sikring)
• Senke basketkurver (juster høyde til 2.65 ved EasyBasket)
• Rigg til dommersekretariat og lagbenker
• Åpne garderober og toaletter og sjekk at alt er ok.
• Lese og notere i vaktprotokoll 

VAKTTJENESTE                                                               (Ordinær vakt)
• Kioskdrift
• Lese og notere i vaktprotokoll 

AVSLUTNING                                                                    (Siste vakt)
• Stenge kiosken
• Telle opp og notere omsetning
• Rydde vekk dommersekretariat og lagbenker
• Se til at hallens nødutgang mot nord (retning T-banen) er låst. Sjekk også ytre dør ved toppen av trappegang.
• Sjekk garderobene og toalettene, slå av lys og lås
• Slå av lys i hallen og kiosken
• Stenge hallen 

 


ETTERPÅ                                                                            (Vaktansvarlig)
• Nøkkel legges tilbake i nøkkelboksen
• Skanne skjemaer og send til 2 mailadresser

Utskrift